Escrever um e-mail eficaz em 4 passos

Passo 1 – Define o teu destinatário

Para quem vais escrever? Esta é a pergunta central à qual deves responder antes de começar. É em função de quem nos lê que escolhemos as formas de saudação e despedida adequadas, o registo linguístico apropriado, bem como as palavras certeiras e eficazes com vista a alcançarmos o nosso objetivo comunicativo. Porque escrevemos sempre com uma intenção, certo? Conhecer o nosso interlocutor é, portanto, o primeiro passo para escrevermos um eficaz.

Muitos e-mails estão, logo à partida, condenados ao fracasso porque deixamos a tinta correr ao sabor da emoção (e da pressa…) e esquecemo-nos de um aspeto essencial: escrever para um colega não é o mesmo que escrever para um chefe, nem para alguém que não conhecemos.

Escrevemos para quem nos lê e é isso que temos de ter sempre em conta. Sempre.

Passo 2 – Escolhe a fórmula de saudação adequada

Se não conheces a pessoa para quem estás a escrever, então opta pela fórmula de saudação mais formal “Ex.mo Senhor”, associada ou não a um título académico ou honorífico.

Se escreveres para alguém que conheces, mas com quem não tens confiança nem intimidade, poderás usar as fórmulas “Prezado, Estimado ou Caro”. Se, pelo contrário, conheces bem a pessoa para quem escreves, poderás saudá-la com um caloroso “Bom dia, como está?”. Não te esqueças de que, a seguir a qualquer fórmula de tratamento, é sempre delicado escrever o primeiro e o último(s) nome(s) da pessoa.

Quer se opte por um tratamento mais formal ou menos formal, é unânime que todos nós gostamos de ser tratados pelo nosso nome!

Passo 3 – Diz muito em poucas palavras

Um e-mail eficaz é aquele que consegue captar a atenção do leitor logo no primeiro parágrafo. Portanto, nunca comeces o teu texto contando a história emblemática da tua empresa ou as conquistas dos anos anteriores, pois arriscas-te a ser ignorado. Toda a gente que recebe um e-mail quer ser informada sobre o teor do mesmo, logo no primeiro parágrafo, satisfazendo a curiosidade do “para quê?”. Portanto, vai direto ao assunto e deixa-te de suspense.

Outro conselho precioso: segue à risca a velha máxima “menos é mais”: poucas palavras, simples e reconhecidas por todos, frases curtas, voz ativa, texto curto e conciso. Conseguirás um maior impacto com o teu e-mail se respeitares esta máxima, por isso, sê claro, breve e objetivo!

Passo 4 – Faz uma revisão atenta do e-mail antes de o enviares

Podes até escrever o teu e-mail a contrarrelógio, desculpando-te com a falta de tempo ou, pelo contrário, orgulhando-te das tuas competências de escrita; mas segue este conselho: não cedas à tentação de clicar na tecla “enviar” sem antes releres tudo com olho clínico. Uma revisão atenta do que escreveste tem um objetivo precioso: mostrar ao leitor que houve cuidado e esmero na composição do teu e-mail. Ele sentir-se-á honrado, acredita.

Um e-mail sem gralhas, sem erros ortográficos, gramaticais, de pontuação e com uma imagem global impecável revela bons atributos sobre quem o escreveu e também sobre a instituição ou a empresa que representa.

Se queremos passar uma imagem altamente positiva ao nosso interlocutor, o nosso e-mail deve espelhar um elevado padrão de excelência para conseguirmos os resultados que desejamos!

Vejamos um exemplo:

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